شیرپوینت (Sharepoint) به‌عنوان یک ابزار بهره‌وری برای کسب‌وکارهای متوسط و سازمانی مورداستفاده قرار می‌گیرد. هر کسب‌وکاری برداشتی منحصربه‌فرد ازآنچه شیرپوینت انجام می‌دهد و آنچه باید انجام دهد دارند. برخی شیرپوینت را صرفاً به‌عنوان ذخیره‌سازی اسناد و محلی برای نگهداری فایل، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها و سایر موارد تلقی می‌کنند و برخی دیگر آن را به‌عنوان یک وب‌سایت داخلی و نرم‌افزار مدیریت محتوا و بستری برای ارسال اخبار و ارتباطات سازمانی می‌دانند. شیرپوینت چیست؟ SharePoint یک سامانه مدیریت اسناد و همکاری در گروه است که توسط شرکت مایکروسافت توسعه داده شده است. بستری که در آن با اشتراک‌گذاری فایل، همکاری و ویژگی‌های اجتماعی، گروه‌های از راه دور را کنار هم جمع کند. این ویژگی به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای کسب‌وکار را خودکار، پیشرفت را ردیابی کنند و اطلاعات را به‌طور ایمن به اشتراک بگذارند. بسته به نوع کسب‌وکار، شرکت‌ها می‌توانند از شیرپوینت به‌عنوان یک سیستم مدیریت اسناد، نرم‌افزار همکاری، اینترانت یا اکسترانت استفاده کنند. چرایی استفاده از شیرپوینت به‌عنوان یک شبکه اینترانت، شیرپوینت را می‌توان جامع‌ترین پلتفرم سازمانی دانست چراکه کارمندان را از طریق ابزارها و منابعی روزانه‌ای که با آن‌ها کار می‌کنند، به هم متصل می‌کند. به‌عنوان‌مثال: به‌جای استفاده از یک ابزار که کارمندان داده‌ها و اطلاعات خود را به‌صورت مجزا در آن قرار می‌دهند، با SharePoint داده‌های شما می‌توانند در یک بستر جامع جریان داشته و با گزارش‌ها، معیارها و فرآیندهای سازمانی آمیخته شوند. کارمندان می‌توانند برای انجام کارهای زیر از طریق یک مرورگر یا دستگاه به اینترانت خود دسترسی داشته باشند: دسترسی و مدیریت محتوا (انواع فرم، دستورالعمل، روش‌ها و سایر منابع کاری) خوانش و به‌روزرسانی تعاملات داخلی (مانند اخبار، رویدادها و مقاله‌های کارمندان) همکاری با گروه یا در پروژه کارمندان می‌توانند از ویژگی‌های مختلف در زمان کمتر بهره ببرند: ایجاد و ویرایش هم‌زمان اسناد متا تگ کردن اسناد و دسترسی آسان‌تر به آن‌ها دسترسی و استفاده از برنامه‌های یکپارچه آفیس 365 (مانند Planner و MS Teams) ازنظر امنیتی، شیرپوینت به‌خوبی نگرانی گروه IT و کارمندان را از بین می‌برد. شیرپوینت می‌تواند نگرانی ناشی از نشت تصادفی اطلاعات و حملات سایبری را از بین ببرد، چراکه Office 365 با کنترل‌های امنیتی و حفاظت ابری مایکروسافت ارائه می‌شود. در طول سالیان طولانی، پیشرفت قابل‌توجهی در پلتفرم SharePoint به وجود آمده است. ساختن سایت‌هایی با ظاهر مدرن از ابتدا تا انتهای کار بسیار ساده‌تر شده و شرکت‌ها برای انجام آن کمتر به توسعه‌دهندگان متکی هستند. اکنون، یک سایت بر پایه شیرپوینت مدرن سریع‌تر و کاربرپسند تر است و برای سازمان‌هایی که به دنبال فناوری اینترانت قابل‌اعتماد، یکپارچه و بلندمدت هستند، یک انتخاب عالی به شمار می‌رود. مهم‌ترین مزایای استفاده از شیرپوینت ادغام با ابزارهای OFFICE 365 در شیرپوینت شیرپوینت به‌راحتی با سایر محصولات مایکروسافت مانند Outlook، MSTeams و OneDrive ادغام می‌شود و. همین کار موجب صرفه‌جویی قابل‌توجهی در زمان می‌شود: با همگام‌سازی Outlook و SharePoint، کارمندان می‌توانند به پیوست‌ها و اسنادی که در شیرپوینت قرار دارند، بدون نیاز به Outlook دسترسی داشته باشند. با ادغام OneDrive و SharePoint، کاربران می‌توانند روی اسناد در هرجایی که هستند کار کنند. هم‌زمان با کار در MS Teams، می‌توانید تب سایت شیرپوینت را مستقیماً به آن اضافه کنید. مقیاس‌پذیری و قابلیت تنظیم شیرپوینت بسیار مقیاس‌پذیر است و می‌تواند در سازمان‌هایی با 150 تا 20000 کارمند و فراتر از آن مورداستفاده قرار گیرد. برخلاف بسیاری از محصولات جایگزین اینترانت، می‌توانید شیرپوینت را با توجه به قابلیت‌های موردنیاز کسب‌وکار خود تقویت، پشتیبانی و اختصاصی کنید. به خاطر داشته باشید که حتماً باید معماری سایت شیرپوینتتان را مقیاس‌پذیر طراحی کنید تا بتواند با تکامل شرکت تغییر کند. عدم نیاز به کد نویسی وجود یک نرم‌افزار پیچیده می‌تواند باعث مقاومت کارمندان در برابر پذیرش آن شود. به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار، برای ایجاد یک سایت شیرپوینت کاربردی دیگر نیازی به توسعه‌دهنده ندارید. شما می‌توانید از قالب‌های در دسترس شیرپوینت استفاده و سایت‌های خود را در عرض چند دقیقه راه‌اندازی کنید. شخصی‌سازی و هدف‌گذاری محتوا با هدف‌گذاری روی مخاطب، شیرپوینت می‌تواند برای هر کاربر شخصی‌سازی شود. کارمندان می‌توانند محتوای متناسب با موقعیت مکانی، عملکرد یا سطح کاری خود دریافت کنند. کنترل‌های امنیتی در شیرپوینت هرساله شرکت Microsoft یک میلیارد دلار در امنیت ابری سرمایه‌گذاری می‌کند. به همین دلیل است که نهادهای دولتی شیرپوینت آنلاین را به سایر پلتفرم‌های اینترانت مبتنی بر فضای ابر ترجیح می‌دهند. کسب و کار ها می‌توانند دسترسی کاربران خود را به سایت، انواع فهرست‌ها و کتابخانه‌های مختلف کنترل کنند. این مجوزها را می‌توان برای یک کاربر یا چند کاربر در گروه‌های نرم‌افزار Office 365 نیز تنظیم کرد. توسعه مداوم SharePoint تا چند سال گذشته، بسیاری از کاربران از فکر کار با شیرپوینت، به‌خصوص on-prem می‌ترسیدند. چراکه بسیار کند، نامنظم و کار کردن با آن دشوار بود. برخی از کاربران هنوز نسبت به نصب شیرپوینت مقاومت می‌کنند. اما در سال‌های اخیر، این پلتفرم به‌شدت تغییر کرده است. با شیرپوینت مدرن (SharePoint Modern)، این پلتفرم کاربرپسندت، سریع‌تر و دوستدار موبایل است و با سایر سرویس‌های Office 365 مانند Teams و MS Flow ادغام می‌شود. شیرپوینت یک فناوری پیشرو اینترانت است با 19 سال حضور در بازار، شیرپوینت جایگاه خود را به‌عنوان پرکاربردترین راهکار همکاری حفظ کرده است. حدود 80 درصد از شرکت‌های پیشرو از شیرپوینت برای اینترانت، ارتباطات داخلی و همکاری استفاده می‌کنند. نکته دیگری که باید به آن توجه کرد این است که مایکروسافت سیاست خود را نسبت به بازخورد مشتریان تغییر داده است. اکنون می‌توانید هزاران پیشنهاد ویژگی‌های اختصاصی را در این پلتفرم ببینید و برای چیزهایی که به آن‌ها اهمیت می‌دهید داده‌های خود را جمع‌آوری کنید. شرکت مایکروسافت در نقشه راه و توسعه‌های بسترهای قابل‌دسترس خود با شفافیت عمل می‌کند در دسترس خواهد بود شفاف است. با این سرمایه‌گذاری در پلتفرم، هم‌زمان با بهبود آن می‌توان آن را با نیازهای متغیر کسب‌وکارتان منطبق کنید. چه کارهایی می‌توانید با پلتفرم شیرپوینت انجام دهید؟ مدیریت محتوا مدیریت اسناد مدیریت دانش مدیریت پروژه شیرپوینت بستری است که در سازمان‌ها برای مشارکت و مدیریت اسناد، داده‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. این پلتفرم توانایی همکاری، جستجو، انتشار و دسترسی به اطلاعات را فراهم می‌کند. با استفاده از SharePoint، کاربران می‌توانند اطلاعات خود را در یک محیط امن به اشتراک بگذارند و به داده‌های موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند.