حتماً برای شما هم پیش آمده که فایل‌های خود را در کامپیوتر ذخیره کرده‌اید و ناگهان به دلیل خراب شدن کامپیوتر یا هر دلیل دیگری دسترسی‌تان از بین رفته است. گاهی نیز فایل‌هایی داریم که همیشه مورد نیازمان هستند؛ در سایت دانشگاه، کتابخانه، منزل یا سرکار باید به آن‌ها دسترسی داشته باشیم. بهترین راه برای ذخیره فایل‌ها، به طوری که همه جا به آن‌ها دسترسی داشته باشیم و نگران پاک شدن و از بین رفتنشان هم نباشیم، قرار دادن آن‌ها روی یک فضای ابری و شخصی در اینترنت است.با آموزش کار با گوگل درایو با ما همراه باشید. بعضی از ما ممکن است اطلاعاتمان را در saved messages تلگرام ذخیره کنیم. بعضی دیگر نیز در ایمیلشان اقدام به نگهداری این اطلاعات می‌کنند. اشکال این روش‌ها این است که در مواقع مورد نیاز، پیدا کردن فایل موردنظر مشکل است. اگر روی تلگرام باشد که دیگر کارتان سخت‌تر خواهد بود و باید تلگرام روی سیستم محل کار یا دانشگاهتان نیز نصب باشد. گوگل برای این منظور یک امکان خیلی عالی به وجود آورده تا کاربران بتوانند فایل‌های موردنیازشان را در یک فضای شخصی در اینترنت به صورت دسته‌بندی شده و کاملاً حفاظت‌شده نگهداری کنند. نام این سرویس گوگل Google drive است. گوگل درایو چیست؟ گوگل درایو سرویس ذخیره‌سازی و همگام‌سازی پرونده‌هاست که توسط گوگل در تاریخ 24 آوریل 2012 راه‌اندازی شد. این سرویس با ارائه 15 گیگ فضای رایگان به شما کمک می‌کند تا فایل‌های ضروری خود را در یک مکان نگه‌دارید. گوگل درایو هم‌چنین از انواع فرمت‌های فایل پشتیبانی می‌کند. به این ترتیب می‌توانید از هر دستگاهی -اعم از موبایل یا کامپیوتر- به فایل‌ها و اسنادتان دسترسی داشته باشید. هم‌چنین چنانچه به فضایی بیشتر از 15 گیگ نیاز داشتید، می‌توانید فضای بیشتری از گوگل خریداری نمایید. آموزش استفاده از گوگل درایو برای کار با گوگل درایو، باید ابتدا یک اکانت گوگل داشته باشید. اگر ندارید، وارد سایت اصلی گوگل به آدرس google.com بروید و بر روی گزینه sign in در گوشه بالای صفحه کلیک کنید. سپس یک صفحه برای شما باز می‌شود که بر اساس تاریخچه مرورگرتان می‌تواند دارای یکی از دو گزینه sign up یا use another account باشد. با کلیک بر روی هرکدام از این دو گزینه می‌توانید اکانت گوگل خود را بسازید. اکنون وقت آن رسیده که وارد گوگل درایو شوید. گوگل درایو کجاست؟ در قدم اول باید به آدرس drive.google.com بروید. اگر قبلاً با اکانت گوگل خود لاگین کرده باشید، گوگل درایو مخصوص شما باز می‌شود. در غیر این صورت از شما خواسته می‌شود تا وارد اکانت خود شوید. در این سایت قسمت my drive را می‌بینید که شامل فایل‌ها و پوشه‌هایی است که در آن بارگذاری کرده‌اید و یا گوگل داک، گوگل شیت یا گوگل فرم‌هایی که قبلاً ساخته‌اید. اما چنانچه اولین بار است که از گوگل درایو استفاده می‌کنید، حتماً با یک صفحه خالی مواجه می‌شوید با یک فهرست در سمت چپ آن. لینک گوگل درایو البته می‌توانید تمام مراحل گفته‌شده را تنها با ورود به لینک گوگل درایو، انجام دهید. در این صورت مستقیماً وارد آدرس گوگل درایو می‌شوید و سپس اکانت گوگل خود را فعال می‌کنید. به این منظور کافی است آدرس drive.google.com/drive/my-drive را در آدرس بار مرورگر خود وارد کنید. آپلود فایل در گوگل درایو برای آپلود کردن فایل‌های خود در گوگل درایو کافی است بر روی دکمه New کلیک کنید. فهرستی در برابر شما ظاهر خواهد شد. در این فهرست باید یکی از دو گزینه file upload یا folder upload را انتخاب کنید. File upload در مواقعی که قصد دارید یک فایل ورد، یک موسیقی، تصویر و ... را آپلود کنید استفاده می‌شود. با انتخاب این گزینه، پنجره‌ای برای شما باز می‌شوید که از آن به فایل‌های درون کامپیوتر خود دسترسی خواهید داشت. می‌توانید فایل موردنظرتان را در کامپیوترتان پیدا کنید و سپس بر روی گزینه open کلیک کنید. با همین قدم ساده، فایل موردنظر شما در گوگل درایو ذخیره می‌شود و شما می‌توانید از هر دستگاهی (شامل موبایل، کامپیوتر محل کار، کامپیوتر دانشگاه و ...) تنها وارد اکانت گوگل درایو خود شوید و به این فایل دسترسی پیدا کنید. Folder upload گزینه folder upload نیز برای زمانی است که می‌خواهید یک پوشه حاوی چند فایل را در گوگل درایو ذخیره کنید. وقتی بر روی این گزینه کلیک کنید، نام فولدر از شما پرسیده می‌شود. نام دلخواهتان را بگذارید و دکمه create را بفشارید. این نام حتی می‌تواند با حروف فارسی نیز نوشته شود. توصیه ما به شما این است که نام فولدر را بر اساس محتوایش انتخاب کنید تا بعداً در پیدا کردن اسناد و فایل‌های خود با مشکل مواجه نشوید. ارسال فایل با گوگل درایو شما حتی می‌توانید برخی از فایل‌هایی را که در گوگل درایوتان ذخیره کرده‌اید، با دوستان و آشنایانتان به اشتراک بگذارید. این ویژگی برای زمانی که در حال انجام یک کار گروهی هستید، برای انجام کارهای مربوط به شغل یا دانشگاهتان و حتی برای انجام یک پروژه دو نفره می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد. در واقع گوگل درایو –همان طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید- یک بخش اشتراک‌گذاری دارد. با کلیک بر روی دکمه‌ای که با نوار سبز جدا شده، می‌توانید فایل‌هایی را که دیگران با شما share کرده‌اند مشاهده کنید: اما اگر شما بخواهید فایلی را با دوستی به اشتراک بگذارید باید چه کنید؟ به اشتراک‌گذاری فایل در گوگل درایو به این منظور بر روی فایل موردنظر راست کلیک کرده و از منوی بازشده گزینه share را انتخاب کنید. سپس یک پنجره برایتان باز می‌شود که از شما می‌خواهد ایمیل فرد موردنظر را وارد کنید. بعد از اینکه آدرس ایمیل را تایپ کردید، یک باکس برای افزودن یادداشت نیز باز می‌شود که می‌توانید توضیحات خود را در آن اضافه کرده و سپس دکمه send را بفشارید. به این ترتیب فرد گیرنده فایل می‌تواند بعد از اینکه وارد گوگل درایو خود شد، از قسمت shared with me که در فهرست سمت چپ صفحه قابل مشاهده است، فایل‌های ارسالی شما را مشاهده نماید. ارسال لینک در گوگل درایو روش دیگر ارسال فایل‌های موجود در گوگل درایو به دیگران این است که لینک فایل موردنظر را برای وی بفرستید. به این منظور بر روی فایل موردنظر راست کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه get sharable link را انتخاب کنید تا باکسی حاوی لینک اشتراک‌گذاری برایتان ظاهر شود. اکنون می‌توانید بعد از روشن کردن لینک اشتراک‌گذاری (به وسیله کلیک روی دکمه سبز رنگ)، لینک ظاهرشده را کپی کرده و برای فرد موردنظرتان ارسال کنید. این روش در شرایطی که فرد موردنظرتان امکان دسترسی به گوگل درایو ندارد بسیار مناسب است. با این کار، فرد با کلیک بر روی لینکی که شما فرستاده‌اید می‌تواند فقط فایل ارسال‌شده را ببیند و به محتوای گوگل درایو شما دسترسی پیدا نخواهد کرد. امنیت گوگل درایو اگر نگران امنیت گوگل درایو باشید کاملاً منطقی و قابل‌درک است. به هر حال گوگل درایو به وجود آمده تا مکانی باشد برای ذخیره فایل‌های شخصی. شاید شما حتی عکس‌های شخصی یا پروژه‌هایی که هرگز با کسی در موردشان صحبت نکرده‌اید را در گوگل درایو ذخیره کنید. بنابراین امنیت گوگل درایو اهمیت زیادی دارد. از آنجا که گوگل درایو یکی از سرویس‌های گوگل است که برای استفاده از آن باید ابتدا وارد اکانت گوگل خود شوید، حفظ امنیت آن نیز بر عهده گوگل است. گوگل نیز از نظر امنیت ایمیل‌ها که تا کنون موفق بوده. شما حتی می‌توانید سیستم ورود دو مرحله‌ای را برای جیمیل خود فعال کنید. به این ترتیب برای sign in شدن به اکانتتان حتماً نیاز است تا کد ارسالی به موبایلتان را وارد نمایید. قفل گوگل درایو با این حال، اگر هنوز تمایل دارید گوگل درایوتان را ایمن‌تر کنید، راهکارهایی برای شما وجود دارد. قفل گذاری روی فایل‌ها، پیش از آپلود یکی از این روش‌ها این است که پیش از آپلود کردن فایل‌هایتان روی گوگل درایو، بر روی آن‌ها قفل بگذارید. برای این منظور می‌توانید از نرم‌افزارهای مخصوصی که وجود دارد استفاده کنید. ساده‌ترین نرم‌افزاری که تقریباً همه بر روی کامپیوترمان داریم، winRAR است. برای قفل گذاری روی فایل‌ها با WinRAR ابتدا باید روی فایل مدنظر راست کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه send to و سپس compressed را انتخاب کنید. به این ترتیب فایل شما به حالت فشرده یا زیپ شده درخواهد آمد. سپس فایل زیپ شده را باز کنید. بر روی گزینه فایل کلیک و set default password را انتخاب کنید. سپس یک پنجره برایتان باز خواهد شد که از شما پسورد را می‌پرسد. یک رمز عبور برای فایل انتخاب کنید. اکنون فایل شما برای باز شدن نیاز به یک پسورد دارد. با آپلود کردن این فایل بر روی گوگل درایو دیگر نگران دسترسی دیگران به فایل‌های حساستان نباشید. از همین روش برای رمزگذاری بر روی پوشه‌ها (فولدرها) نیز می‌توانید استفاده کنید. استفاده از نرم‌افزار cryptomator این نرم‌افزار رایگان بوده و عملکرد آن در پس‌زمینه و بدون اینکه شما متوجه شوید انجام می‌شود. البته نرم‌افزارهای دیگری نیز به این منظور وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. اما نرم‌افزاری که معرفی کردیم، علاوه بر اینکه یک نرم‌افزار منبع باز است (که باعث می‌شود رایگان و بسیار امن باشد)، نیازی به ثبت‌نام و کارهای دیگر ندارد و به راحتی دانلود می‌شود. جمع بندی همان طور که مشاهده کردید، گوگل درایو یکی دیگر از سرویس‌های عالی گوگل است که به خصوص برای افراد پرمشغله و کسانی که بیشتر با نرم‌افزارها، تبلت و موبایل کارهای خود را انجام می‌دهد می‌تواند بسیار کاربردی باشد. اگر بخواهیم قابلیت‌های این سرویس گوگل را فهرست کنیم، باید به موارد زیر اشاره کرد: فضای رایگان ذخیره فایل‌های ضروری و امکان دسترسی به آن‌ها در هر مکانی از طریق اپلیکیشن گوگل درایو در موبایل امکان اشتراک‌گذاری فایل‌های ذخیره شده در گوگل درایو در خود گوگل درایو و یا اشتراک‌گذاری لینک فایل امنیت بالای گوگل درایو با انتخاب یک پسورد مناسب برای اکانت گوگل، تأیید دو مرحله‌ای و حتی استفاده از نرم‌افزارهای قفل گذاری امکان استفاده از تقویم گوگل جهت یادآوری کارهای شخصی در زمان یاد شده، استفاده از لیست فعالیت‌ها یا وظایف و یادداشت‌گذاری (طبق تصویر زیر)