بسیاری از شرکت‌های مدرن، کارمندان و تیم‌هایی دارند که ممکن است از لحاظ جغرافیایی فاصله زیادی تا مبدأ شرکت داشته باشند، یا اینکه مانند شرایط فعلی بخواهند دورکاری کنند یا مشتریانی داشته باشند که بخواهند از راه دور با آنها جلسه بگذارند. تعامل صحیح این مشتریان یا نیروهای دورکار با شرکت امری بسیار مهم و ضروری است که منجر به انجام بهتر کارگروهی و همبستگی تمامی ارگان‌های یک شرکت می‌شود. یکی از بهترین راه‌حل‌ها برای این موضوع، استفاده از ویدئو کنفرانس است. ویدئو کنفرانس به کاربران این امکان را می‌دهد تا از طریق مرورگر سیستم، وب کم یا موبایل خود با سایر همکاران در تمام سطوح یک سازمان ارتباط ویدئویی زنده برقرار نمایند. ویدئو کنفرانس چیست و چه کاربردی دارد؟ ویدئو کنفرانس یک ارتباط زنده و تصویری بین دو یا چند نفر است که در مکان مختلف از نظر جغرافیایی قرار دارند. در ساده‌ترین حالت، ویدئو کنفرانس تصاویر ثابت و صدای افراد را منتقل می‌کند و در حالت‌های پیشرفته می‌توان از این محصول برای انتقال تصاویر ویدئویی، صدای باکیفیت با سرعت بالا و انتقال فایل استفاده کرد. در طی یک روز کاری، می‌توان از ویدئو کنفرانس برای اهداف متفاوتی مانند: برگزاری جلسات هفتگی جلسه شروع پروژه آموزش به کارمندان جدید جلسات طوفان فکری بررسی مفاهیم محصول برای مشتری ثبت بازخورد مشتریان جلسات مدیریتی دونفره کلاس‌های آموزش از راه دور جلسات هیئت‌مدیره و بسیاری موارد دیگر استفاده کرد. بیشتر بخوانید: برعکس نوشتن در فتوشاپ انواع ویدئو کنفرانس انواع مختلفی از سیستم‌های ویدئو کنفرانس در بازار وجود دارد که هر کدام برای استفاده در شرایط و افراد خاصی مناسب هستند. مهم‌ترین نکته در انتخاب سیستم مناسب این است که آیا سیستم مورد نظر برای استفاده فردی است یا لازم است که چند نفر به‌صورت هم‌زمان از آن استفاده کنند. به‌منظور پیدا کردن بهترین سیستم برقراری تماس تصویر بر اساس نیازها و شرایط شما در این قسمت به معرفی انواع این برنامه‌ها و کاربردهای هر کدام می‌پردازیم. استفاده فردی درصورتی‌که سیستم برای استفاده شخص باشد؛ گزینه‌هایی مانند تماس ویدئویی از طریق گوشی، استفاده از وب کم رایانه شخصی از طریق یک نرم‌افزار مناسب کافی به نظر می‌رسند. در ادامه به بررسی این گزینه‌ها می‌پردازیم: تماس تصویری با موبایل این گزینه شامل استفاده از امکانات موجود بر روی گوشی همراه شما می‌باشد. با استفاده از موبایل شما می‌توانید تماس‌های تصویری دو یا چند نفره برقرار کنید. نرم‌افزارهای رسمی ارائه شده برای تماس تصویری از طریق گوشی پروتکل امنیتی مناسبی دارند و تماس‌ها را باکیفیت نسبتاً خوبی (که بسیار بسته به کیفیت گوشی همراه شما دارد) منتقل می‌کنند. هرچند تمامی مدل‌ها از تماس‌های چندنفره پشتیبانی نمی‌کنند و کوچک بودن صفحه‌نمایش در بسیاری مدل‌ها نیز می‌تواند منجر به پایین آمدن کیفیت تماس شود. تماس تصویری با سیستم خانگی این گزینه در استفاده بین افراد معمولی و کارمندان اداری بسیار محبوب است. برای برقراری تماس از طریق دسکتاپ شما به نرم‌افزار مناسب، وب کم لپ‌تاپ یا دوربین جداگانه و یک هدفون مناسب برای دریافت و انتقال صدا احتیاج دارید. این روش کیفیت بهتری نسبت به حالت قبلی دارد هر چند امکان قطع و وصل شدن، پایین بودن کیفیت تماس به علت سرعت پایین اینترنت و کیفیت کم دوربین‌های لپ‌تاپ در آنها وجود دارد. سیستم ویدئو کنفرانس این سیستم یکی از آخرین راه‌حل‌ها برای ویدئو کنفرانس‌های شخصی است. در این مدل از یک مانیتور بزرگ اضافی در مواقع برقراری تماس تصویری استفاده می‌شود. به این صورت که شما بر روی سیستم شخصی خود هستید و هنگامی‌که تماسی برقرار می‌شود تصویر به مانیتور بزرگ‌تر منتقل می‌شود. در این حالت کیفیت تصویر بسیار بالا رفته و امکان برقراری ارتباط راحت‌تر می‌شود. این حالت به‌خصوص در زمانی که شما نیاز به تماس باکیفیت دارید مناسب است و برای افرادی که در هنگام تماس می‌خواهند از تخته استفاده کنند (تماس‌های آموزشی)، در حین تماس راه بروند و یا احتمال حضور فرد دیگری را در اتاق دارند بسیار کاربردی است. هزینه سالانه نگهداری و خرید این تجهیزات تقریباً بالا است و برای شرکت‌های بزرگ و مؤسسات آموزش مجازی بسیار مناسب است. کدک این گزینه هم برای تماس‌های فردی و هم برای تماس در اتاق کنفرانس مناسب است. در این حالت از چند صفحه‌نمایش بزرگ، دوربین و هدفون برای انتقال داده‌های صوتی و تصویری استفاده می‌شود. به‌ازای هر فرد یک مانیتور وجود دارد و این احساس را به افراد منتقل می‌کند که همه دور هم در یک جلسه حضور دارند. استفاده در اتاق کنفرانس درصورتی‌که شما می‌خواهید از یک سیستم ویدئو کنفرانس برای یک اتاق یا جلسه چند نفره استفاده کنید باید به نکات زیر بسیار توجه کنید: در یک تماس چند نفر حضور دارند؟ آیا نیاز به اشتراک‌گذاری داده و فایل نیز در حین تماس دارید؟ از چند نمایشگر می‌خواهید استفاده کنید؟ تماس نقطه‌به‌نقطه ویدئو کنفرانس نقطه‌به‌نقطه، گزینه بسیار مناسبی برای بیزینس‌های کوچک است. در این حالت شما به دو یا چند سیستم تماس تصویری از طریق یک پل مجازی متصل می‌شوید و برای اضافه‌کردن افراد کافی است تا از طریق یک پل جدید به آن فرد متصل شوید. تماس چند راه سیستم‌های ویدئو کنفرانس چندراهه مورد استفاده در اتاق و جلسات چند نفره نیاز به نصب تجهیزاتی مانند مانیتور، اسپیکر و میکروفون در سراسر اتاق جلسات دارند و بر اساس حداکثر تعداد شرکت‌کنندگان نصب این تجهیزات صورت می‌گیرد. بیشتر بخوانید : بهترین های ویدئو کنفرانس گروهی آنلاین ویدئو کنفرانس چه مزایای دارد؟ ویدئو کنفرانس به افرادی که در حالت عادی امکان برگزاری جلسات رودررو را ندارند کمک می‌کند تا به برقراری ارتباط با یکدیگر پرداخته و تعامل چهره‌به‌چهره مناسبی با همکاران، شرکا و مشتریان خود داشته باشند. در دنیای بیزینس، برقراری جلسات ویدئویی منجر به کمتر شدن هزینه سفر به‌خصوص برای کارمندان و کوتاه شدن زمان انجام پروژه‌های دورکاری به خاطر بهبود ارتباط بین اعضای تیم می‌شود. از سایر مزایای پنهان ویدئو کنفرانس می‌توان به برقراری روابط مؤثر هم در داخل یک شرکت و هم بین شرکت‌های مختلف در حالتی که امکان جلسات حضوری به علت کمبود وقت، دور بودن طرفین از لحاظ جغرافیایی و شرایط بیماری و قرنطینه اشاره کرد. ویدئو کنفرانس موجب می‌شود که فرد احساس آشنایی و نزدیکی با افرادی داشته باشد که ممکن است هیچ‌وقت به‌صورت حضوری آنها را ملاقات نکند. ویدئو کنفرانس و تجهیزات راه‌اندازی آن بسته به نوع دفتر و تماس مورد نظر شما، تجهیزات لازم برای یک کنفرانس ویدئویی می‌تواند متفاوت باشد. هر چند اکثر این تجهیزات به‌راحتی در دسترس هستند و یکی از دلایل فراگیر شدن تماس ویدئویی نیز آسانی دسترسی و اجزای مورد نیاز آن است. مهم‌ترین نکته در یک تماس ویدئویی داشتن نرم‌افزار مناسب است. برنامه‌ریزی و اجرای این نرم‌افزارها از طریق سخت‌افزارهای در دسترس شما مانند دسکتاپ، موبایل یا دستگاه ضبط ویدئو انجام می‌شود. برخی از شرکت‌ها دارای اتاق‌های کنفرانس ویدئویی جداگانه با امکانات بسیار بالا هستند اما در مجموع، شما برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس خوب به تجهیزات و اجزای زیر نیاز دارید: اتصال به اینترنت، برای برقراری یک تماس باکیفیت ویدئویی اتصال به شبکه با پهنای باند بالا امری بسیار مهم است. در کنار اینترنت‌های معمول که از نوع LAN هستند از شبکه‌های برقراری ارتباطی دیگری مانند VoIP و ISDN نیز استفاده می‌شود. دو یا چند دوربین فیلم‌برداری یا وب کم که وظیفه ضبط ویدئو را دارند. صفحه‌نمایش، برای نمایش خروجی ویدئو شما به صفحه‌نمایش کامپیوتر، مانیتور، تلویزیون و یا پروژکتور نیاز دارید. هدفون، بلندگوهای لپ‌تاپ یا بلندگوی حرفه‌ای برای پخش صدای خروجی ویدئو. یکی از انواع نرم‌افزارهای مناسب برای ضبط و پخش ویدئو کنفرانس برای انتقال امن داده‌های صوتی و تصویری نرم‌افزار لغو صدای اکو که باعث کاهش تأخیرهای صوتی و پخش صدا در زمان واقعی می‌شود. ویدئو کنفرانس در چه مشاغلی کاربرد دارد؟ ویدئو کنفرانس‌ها در مشاغل و موقعیت‌های بسیاری مورد استفاده قرار می‌گیرند: کنفرانس‌های ویدئویی برای امور تجاری و مالی بسیاری از صنایع بزرگ برای برگزاری جلسات مهم مالی و تجاری خود از ویدئو کنفرانس استفاده می‌کنند. این امر منجر به کاهش هزینه‌های سفر، افزایش امنیت جانی افراد و صرفهجویی در زمان شده و یک ارتباط چهره‌به‌چهره مناسب برای افراد حاضر در جلسه فراهم می‌گردد. ویدئو کنفرانس برای آموزش یکی دیگر از کاربردهای مهم تماس تصویری استفاده از آن برای ایجاد فرصت یادگیری ارزان برای افراد در سراسر جهان است. با داشتن تجهیزات مناسب می‌توان حتی کلاس‌هایی ده‌نفره برای آموزش برگزار کرد و بازخورد بسیار مناسبی هم از آنها گرفت. تماس تصویری برای شرکت‌های بین‌المللی و مؤسسات دولتی شرکت‌های بین‌المللی و مؤسسات عمومی از طریق تماس تصویری با کارمندان خود در سراسر کشور ارتباط برقرار کرده و کارمندان حوزه‌های مختلف را با هم مرتبط می‌کنند. کنفرانس‌های تصویری برای امور پزشکی بسیاری از بیماران محتاج و افرادی که نیاز به مراقبت‌های پزشکی دارند در قسمت‌های دورافتاده زندگی می‌کنند و یا به علت از کارافتادگی امکان مراجعه حضوری به مراکز بهداشتی را ندارند. از طریق ابزار مناسب، پزشک می‌تواند با این افراد ارتباط برقرار کرده، شرایط بالینی آنها را بررسی و دستورات لازم را ابلاغ نماید. ویدئو کنفرانس برای ارتباط‌های درون شرکتی برای صرفهجویی در زمان و هزینه در ارگان‌های یک شرکت، ممکن است از ویدئوکنفرانس برای ارتباط کارمندان داخلی و دورکار استفاده شود تا علاوه بر پیشرفت کار، کارمندان از ارتباط چهره به چهره و تاثیرات آن در روند پیشرفت پروژه و احساس نزدیکی با سایر اعضای تیم بهره ببرند. مصاحبه تصویری در بسیاری شرکت‌های بین‌المللی که از کارمندان مهاجر استفاده می‌کنند، مصاحبه تصویری برای آشنایی اولیه و سنجش کارمندان استفاده می‌شود. جمع‌بندی: ویدئو کنفرانس با توجه به پیشرفت روزافزون ارتباطات، فراهم شدن امکان دورکاری در بسیاری شرکت‌ها و تبدیل‌شدن دنیا به دهکده‌ای کوچک که همه در آن می‌توانند با افراد دیگر به‌راحتی ارتباط برقرار کنند، ویدئو کنفرانس‌ها راهی آسان، منطقی و بسیار کاربردی برای بسیار افراد، صنایع و شرکت‌ها برای انجام پروژه‌ها، انتقال اطلاعات و برگزاری جلسات هستند. شما می‌توانید بر اساس نوع نیاز خود از بین انواع تجهیزات و نرم‌افزارهای موجود بهترین را انتخاب کنید و از آن بهره ببرید.